机关办会详细指导手册
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机关办会详细指导手册
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第一个问题：弄清会议的基本概念
一、会议的内涵
我们讲承办会议，首先要明确什么是会议。
具体讲，会议是一种集体议事的行为过程，是各级领导制定
方针政策、决定重大事项、贯彻上级指示、监察部署工作、解决
存在问题的一种行之有效的工作方法。
开好会有利于集思广益，有利于采取最优的方式做工作，有
利于统一思想、协调一致、沟通信息和交流经验。
会议的规模有大有小，但都表现为解决问题、进行工作的一
种手段，在现代政治、社会活动中，会议已成为一种经常性的活
动方式。
会议，是一种围绕特定目标开展的、组织有序的、以口头交
流为主要方式的群体性活动。
会议的基本要素有以下几点：
（1）会议名称。（2）会议时间。（3）会议地点。（4）会
议组织者。（5）与会人员。（6）会议议题和内容。（7）会议成
果。
二、会议的作用
会议是社会政治生活中一种常见的活动形式，尽管各类会议
的具体作用不尽相同，但作为处理和决定问题的方式方法，任何
会议都是为了实现领导意图，达到一定目的而召开的。
会议的作用一般表现在以下几个方面：
第一，会议是实行集体领导的基本方法之一。
第二，会议是集思广益、交流信息的重要方式。
第三，会议是协调关系、解决矛盾的有效手段。
需要注意的是，会议是一种工作方法，但不是唯一的工作方
法。
我们承认会议的重要性，但不能把它的作用无限夸大，更不
能用它代替其他工作方法，以至于造成“文山会海”的现象。
具体讲会议的作用有以下八个方面：
①科学决策的作用。②宣传动员的作用。③总结部署的作用。
④检查督促的作用。⑤调查研究的作用。⑥交流沟通的作用。⑦
指导推动的作用。⑧密切联系的作用。
三、会议的分类
会议可以按照多种形式进行划分。
1.按照规模划分，主要有三种：①小型会议（百人以内）；
②中型会议（千人以内）；③大型会议（千人以上）。
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2.按照会议性质和内容划分，主要有五类：①规定性会议，
即法定的必须按期召开的各种代表大会；②日常型会议，即领导
机关、领导同志贯彻民主集中制，实行集体领导，研究和处理日
常工作的会议；③专业性会议，即为研究某项工作、讨论和解决
某个问题而召开的工作会议和专业会议；④纪念性会议，即为纪
念重大历史事件或重要历史人物、重要节日而召开的会议；⑤座
谈性会议，包括各种座谈会、茶话会等。
3.按照会议形式划分，可分为两种：①有会有议的，多数会
议属这种类型；②会而不议的，例如报告会、传达会、动员会、
表彰会、纪念会等。
4.按照时间划分，可分为定期性会议和不定期会议，还可分
为多次性会议和一次性会议。定期性会议也叫例会，到预定时间
没有特殊情况必须召开；不定期会议则视情况灵活掌握，必要时
随时召开。多次会议指两次以上会议；一次性会议指只需要开一
次的会议。
5.按照会议阶段划分，可分为预备会议和正式会议：预备会
议是整个会议的组成部分，是正式会议做准备的会议，但在职权
和效力上同正式会议有所区别。
6.按照开会手段划分，可分为常规会议和电子会议：①常规
会议是指传统的会议；②电子会议是指电视电话会议、视频会议、
网络会议、卫星会议等。
我们政治机关经常组织的会议有以下几类：
（一）党团会议。包括党代表大会、党代表会议、党委全会、
党委常委会、党委民主生活会、党支部大会、党支部委员会、党
小组会；团代会、团委会、团支部大会、团支部委员会、团小组
会等。
（二）行政会议。包括代表大会、首长办公会、主任办公会、
部务会、处（科）务会、半年总结和年终总结表彰大会、誓师动
员大会、教育部署（准备）会、抓基层协调会、经验交流会、形
势分析会、公布任职命令和授衔、晋衔大会。政法委员会、安全
委员会、纪律检查委员会、计划生育领导小组会、老干部工作领
导小组会等等。
（三）其他会议。包括各类座谈会、各类现场会、各类纪念
会、各类庆祝会、各类报告会、各类演讲会、各类茶话会、各类
文艺晚会、各类电视电话会、新闻发布会等。
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第二个问题：会议的组织，即会务工作
一、会务工作的含义和特点
会议活动是有组织、有目的、有秩序的多人集体参加的活动，
需要一定的组织安排才能顺利进行。
通常把会议的组织、安排以及各种事务性服务工作统称为会
务工作。
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会务工作是会议过程中多种事务性、辅助性工作的总和，其
根本任务是为参与会议的全体人员特别是领带提供全面服务，使
整个会议活动必可缺少的一部分，其质量好坏和效率高低直接影
响会议是否达到预期目的。
会务工作的特点有六个：
1.政治性。这是会议的内容所决定的。其内容具有政治性，
会议必然具有政治性。会议的政治性主要表现在开会的时机、会
议的形式和会议的内容。所以，会务工作也要讲政治性。
2.服务性。会务工作是随着开会的需要应运而生的，它的一
切活动，都是给参与会议的所有人员提供良好的环境和方便条件，
做好各项服务工作，保证会议顺利进行，达到会议预期目的。
3.事务性。组织会务的各个环节多有较强的事务性，繁杂而
琐碎然而，正是通过这些事务性工作，保证了会议按照预先的安
排顺利进行。有时一个很小的事务性工作未做好，也可能影响整
个会议活动的进程。
4.综合性。参加会议的人员来自各个单位的各个部门，有时
会议的内容涉及的也比较广泛。做好会务工作，要能够从全局出
发观察和思考问题，具有高度综合的能力。
5.保密性。无论国家机关还是各类组织，许多重要事情都要
通过会议讨论后作出决定，所以会议的内容就不可避免的涉及到
各种机密。因而，许多会议的内容都有很强的机密性，保守会议
秘密理所当然的成为会议的一个主要特点。
6.时间性。会议活动本身具有很强的时间性，作为与会者要
遵守时间，按时参加会议，作为会务人员更应有高度的时间观念，
绝不能出现诸如与会者已经到齐但会场还没有布置好，或记录人
员还未到等现象。
二、会务工作的内容
会务工作的内容视会议规模而定。
一般规模小、会期短的会议，会务工作的内容相对简单些；
而规模大、会期长的会议，会务工作的内容就会非常复杂。
如果按照时间顺序划分，可以将其分为以下三个方面的工作：
第一，会议的组织协调工作。其中包括：安排会议的议程、
日程和程序；确定会议名单、会议分组；会场的选择与布置；会
议的报到、签到工作；会议的组织联络；等等。
第二，会议的文字材料工作。其中包括：制定会议通知、证
件；撰写各种会议文件（如会议报告、会议须知、会议简报、会
议纪要等）；会议的现场记录；会议文件的清退、立卷归档工作；
等等。
第三，会议的后勤保障工作。其中包括：会议的食宿安排，
会议的接站、接待工作；会议的财务管理；会议的交通、保健、
娱乐工作；会议的保卫、保密工作；等等。
会务工作千头万绪,要做好会务工作,应遵循如下原则:
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